Einheitliches Dokumentationssystem
der Klienten und Klientinnen der Drogenhilfe

Aggregation, Import und Schnittstelle

Jährliche Datenaggregation und Upload

Die Datenaggregation kann technisch zu einem beliebigen Zeitpunkt und beliebig oft durchgeführt werden. Dabei werden zwei Dateien (.txt) erstellt, wobei eine Drogendaten und eine medizinische Daten enthält. In diesen Dateien darf absolut nichts verändert werden. Sie sind durch "elekrtronische Wasserzeichen" abgesichert. Es werden auch für jene Einrichtungen, die keine medizinischen Daten erheben, zwei Files mit aggregierten Daten erstellt. In diesem Fall ist das File, das für medizinische Daten vorgesehen ist, leer und braucht auch nicht upgeloadet zu werden.

Für die GÖG/ÖBIG relevant sind nur die durch Upload auf die DOKLI-website im Bereich Intern eingelangten Aggregationsdateien. Die Aggregation kann immer nur für eine Einrichtung (je nach Anmeldung) durchgeführt werden. Der Upload ist nur dann erfolgreich, wenn der grüne Text "Upload erfolgreich abgeschlossen" erscheint.

Schnittstelleneinrichtungen: Sie haben 3 Optionen:

  1. Durchführung eines Basisimports und Weiterarbeit im DOKLI
  2. Jährlich Komplett-Import ALLER Daten mit anschließender Aggregierung. Die Aggregation wird zwar nur für ein Jahr durchgeführt, berücksichtigt aber auch "die Vergangenheit", um zu Ihrem Ergebnis zu gelangen. Da ein inkrementelles Importieren (jährliches "dazu-Importieren") aus vielerlei Gründen (Komplexität, Synchronisation, Fehleranfälligkeit, ...) nicht möglich ist, müssen Sie ALLE Daten (inklusive der neu dazugekommenen) importieren.
  3. Als Alternative zum Datenimport ist es bei DOKLI 2.1 möglich, die Jahrgangsdaten über eine gesicherte Datenverbindung online unter https://dokli.goeg.at/dokli auf einem GÖG-Server zu aggregieren/anonymisieren. Die Rohdaten werden dabei nicht zwischengespeichert und nach der Prozedur sofort automatisch gelöscht. Falls sie sich für diese online-Aggregation entscheiden, ist die Installierung von DOKLI 2.1 nicht nötig.

Import externer Daten in DOKLI

Der Import von eigenen Daten in das DOKLI-Format ist ausschließlich für jene Einrichtungen vorgesehen, die weiterhin eigene Systeme zur Erfassung der Daten ihrer Klientinnen und Klienten betreiben, sich aber dennoch bereit erklärt haben, aggregierte Daten an die Zentralstelle auf Bundes- oder Landesebene zu liefern (sog. Schnittstellen-Einrichtungen) und die Möglichkeit der Online-Aggregation nicht nützen wollen.

Um die Rohdaten in DOKLI zu importieren, steigt die Administratorin / der Administrator der Schnittstellen-Einrichtung mit Hilfe ihrer/seiner Zugangsdaten in DOKLI ein, wählt im Menü den Punkt Administration und anschließend in der Folderliste Import aus. Dort ist die Datei anzugeben, die die Daten im Format der Schnittstelle enthält (beliebige Dateinamenerweiterung/Extension). Anschließend wird folgende weitere Reihenfolge empfohlen.

Solange sich die Schnittstelle in Entwicklung befindet, kann man durch Ankreuzen des entsprechenden Feldes den Import simulieren. In diesem Fall wird der komplette Importvorgang inklusive allen Validierungs- und Plausibilitätsprüfungen vorgenommen; existierende Daten werden nicht gelöscht oder verändert. Es können aber Plausibilitätsfehler auftreten, wenn sich die alten oder bei einem vorherigen Versuch importierten Daten noch in der Datenbank befinden. Findet sich z. B. in den existierenden Daten der Klient "Meier" mit der Sozialversicherungsnummer "123" und taucht der selbe "Meier" mit der selben Sozialversicherungsnummer "123" in den zu importierenden neuen Daten auf, wird ein Plausibilitätsfehler angezeigt, da die Sozialversicherungsnummer bereits existiert. Dieser Fehler wäre zu ignorieren, da er bei einem endgültigen Import mit Löschen der alten Daten nicht auftreten würde.

Funktioniert die Schnittstelle fehlerfrei, kann man obigen Punkt überspringen und gleich den tatsächlichen Import durchführen. Diese Prozedur ist dann einmal jährlich zu wiederholen.

Dafür kreuzt man Datenbank leeren (Vorsicht!) an. Das hat zur Folge, dass beim aktuellen Import alle alten Klientinnen- und Klienten-Daten der Einrichtung der angemeldeten Benutzerin / des angemeldeten Benutzers gelöscht werden und in der DOKLI-Datenbank nur mehr die neu importierten Daten zur Verfügung stehen.

Dabei kann unter Ergebnis NICHT ‚live’ während des Importvorganges anzeigen entschieden werden, ob die Importergebnisse zeilenweise am Schirm angezeigt werden sollen. Defaultmäßig ist dieser Punkt nicht angekreuzt, und der Import kann mitverfolgt werden. Beim Import großer Datenmengen (mehr als 300 Behandlungssequenzen) sollte dieser Punkt angekreuzt werden, da sonst der Browser mit der Echtzeitanzeige überfordert sein könnte. Die angezeigten Ergebnisse geben genauen Aufschluss über den erfolgten Importvorgang.

Wichtig: Auch bei Fehlern wird der Import komplett durchlaufen (nicht abgebrochen); fehlerhafte Daten pro Folder werden aber nicht importiert (enthält z. B. ein Folder fehlerhafte Daten, wird er nicht gespeichert/importiert). Bitte betrachten Sie nur einen fehlerfreien Import als erfolgreich oder ergänzen Sie nicht importierte Daten fallweise manuell.

Inkrementeller Import

Das "dazu"-Importieren von Daten innerhalb einer Einrichtung ist derzeit nicht möglich. Daher kann ein Import nur mit vorhergehendem Löschen der Daten durchgeführt werden. Die Importfunktionalität kann auch nicht verwendet werden, um Daten innerhalb einer Einrichtung zwischen zwei DOKLI-Rechnern zu synchronisieren.

Import und Aggregation der Daten mehrerer Zentren an einem DOKLI-Rechner

Da es allerdings möglich ist, auf einem DOKLI-Rechner die Daten mehrerer Einrichtungen einzugeben (davon wird allerdings abgeraten), kann man auch Daten für mehrere Einrichtungen auf einem Rechner importieren. Trotzdem müssen Sie sich vor jedem Import für die jeweilige Einrichtung neu bei DOKLI anmelden.

Hinweise zum Format der Importdatei

Das vorgegebene Format ist in der ausgesendeten Schnittstellendokumentation beschrieben. Der Dateiname und dessen Endung sind egal. Der in der Datei enthaltene Text muss UTF-8 codiert sein. Jede Zeile stellt eine Behandlungssequenz dar. Zeilenumbrüche an anderen Positionen sind nicht erlaubt. Die erste Zahl in der Zeile ist die Zentrumsnummer. Diese muss immer gleich sein - mehrere Zentren dürfen nicht in einer Importdatei enthalten sein.

Sortierung der zu importierenden Daten

Die zweite Zahl einer Zeile ist die KlientInnen-Nummer. Diese wird NICHT importiert. Sie dient lediglich dazu, mehrere Behandlungssequenzen (sprich: Zeilen) an eine Person zu bündeln. Die DOKLI-interne angezeigte KlientInnen-Nummer wird generiert und entspricht der Reihenfolge beim Import. Diese wiederum entsteht durch String-Sortierung (!) IHRER KlientInnen-Nummer. Wollen Sie also die alte Reihenfolge Ihrer KlienInnen beibehalten, können Sie das tun, indem sie Ihre Nummern folgendermaßen darstellen:
z. B. 1, 2, 10, 11 ⇒ behält Reihenfolge nicht bei
z. B. 0001, 0002, 0010, 0011 ⇒ behält Reihenfolge bei

Validierung der Daten beim Importvorgang

Indikatoren, die bei Ihnen nicht vorhanden sind, sind nicht auszufüllen: z. B. ";xyz;;;" entspricht den Werten "xyz, kein Wert, kein Wert"

Boolesche Variablen ("BooleanSelection"): "True" entspricht dem Wert "1" (z. B. ";1;"), "False" entspricht keinem gegebenen Wert (z. B. ";;") für diesen Indikator.

Tritt bei einem Indikator ein Validierungsfehler oder bei einem Folder ein Plausibilitätsfehler auf, so wird der gesamte betroffene Folder NICHT gespeichert (analog zur manuellen Dateneingabe). Der Import wird jedoch fortgesetzt. Das heißt, sie können auch "unvollständige" Imports als Basis für Ihre Weiterarbeit in DOKLI bzw. für die Aggregation verwenden. Dies wird jedoch nicht empfohlen. Die Entscheidung, ob ein Import für Sie erfolgreich ist, obliegt Ihnen.

Statt Fehlermeldungen kann es fallweise Infomeldung: "Info: Indicator 'XYZ' is not Enabled. This value will not be imported." geben. Dieser Fall tritt auf, wenn mittels des Indikators BETA eine "kürzerer" Fragebogentyp angegeben wird (KUKO, NIS), aber Indikatoren, die in diesem Fragebogentyp nicht vorkommen, befüllt sind. Diese werden beim Import ignoriert!